Spécialiste sénior à la paie / Sr Payroll Specialist

Titre du poste : Spécialiste senior à la paie

Lieu : Montréal (hybride)   

Se rapporte à : Chef, service de la paie    

Le service de la paie a pour mission de gérer les opérations courantes de la paie dans les délais requis, en conformité avec les règles fiscales, ainsi que les politiques et procédures de l’entreprise.    

Relevant de la Chef, service de la paie, le coordonnateur principal, service de la paie a comme principal mandat d’accomplir les tâches reliées à la paie des employés de différentes entités qui comportent des aspects plus complexes et de s’assurer que le tout soit livré selon les délais. Vous aurez à valider les entrées effectuées par les Coordonnateurs, service de la paie afin d'assurer que les entrées soient complètes et conformes. Vous devrez vous assurer que les procédures, les politiques de paie et les normes conventionnelles soient conformes avec les règles de Domtar et les règles gouvernementales, étatiques, législatives et fiscales présentement en vigueur. Vous aurez à agir en tant qu’expert pour toutes requêtes concernant la paie.    

Principales responsabilités :     

• Soutenir l’équipe de la paie, veiller à la prestation des services de la paie avec efficacité, en respectant les délais et conformément aux exigences;
• Effectuer la double validation des activités reliées aux productions des paies canadiennes et américaines dans les délais requis, en conformité avec les règles gouvernementales, étatiques, législatives et fiscales, les normes conventionnelles et les divers procédures et processus internes;
• Effectuer le contrôle de la production de paie des exécutifs ainsi que la production de la paie des membres du comité d'administration afin que tous paiements soient faits avec exactitude et que les avis leur soient transmis rapidement lors de changements (STIP, LTIP, actions, avantages imposables ou autres);
• Effectuer la réconciliation et la préparation des paiements aux différents fournisseurs tels que les remises gouvernementales et les remises aux institutions et organismes concernés;
• Effectuer les différents rapports mensuels ainsi que les différentes réconciliations comptables;
• Demeurer à l’affût des lois et règlements qui régissent la paie, des diverses syndicales et du classement au grand livre;
• Répondre aux différentes demandes des clients internes et externes;
• Assister les divers services dans l’application et le maintien des politiques, des normes, des conventions collectives, des procédures de gestion en s’assurant qu’elles sont en conformité avec les obligations légales et les différentes réglementations gouvernementales;
• Participer aux activités de fin d'année pour les paies canadienne et américaine et s’assurer de la conformité du processus et du respect des échéanciers;
• Participer à l’intégration, aux tests et à l’implémentation des améliorations, des interfaces ainsi que ceux reliés aux mises à jour fiscales et législatives des systèmes de paie et de temps;
• Exécuter les activités reliées aux productions des paies canadiennes et américaines dans les délais requis, en conformité avec les règles gouvernementales, étatiques, législatives et fiscales, les normes conventionnelles et les divers procédures et processus internes en l’absence des coordonnateurs du service de la paie et/ou lorsque requis; 
• Participer à divers projets selon les besoins.

Compétences clés :     

• Sens aigu de l'analyse et un très bon jugement;
• Coordination des activités de production de la paie démontrée;
• Fort esprit d’équipe;
• Sens marqué du service à la clientèle;
• Excellente gestion des priorités et de la gestion des échéanciers;
• Autonome et rigoureux.

Expérience professionnelle et qualifications :     

• Diplôme d’études collégiales en administration, en comptabilité, en finances ou dans un domaine pertinent;
• L’obtention d’un titre d'administrateur de la paie de l'ACP ou de l'APA est un atout important;
• Minimum de cinq (5) années d’expérience dans le domaine de la paie (traitement complet de la paie canadienne et/ou américaine et ce, jusqu'au traitement complet de la production de la fin d'année);
• Expérience avec un logiciel de la paie d’envergure ainsi que les connaissances du système SAP sont des atouts;
• Connaissances approfondies du domaine d'expertise de la paie canadienne et/ou américaine et êtes habiles à effectuer, de façon proactive, des recherches et résoudre des problématiques dans ce domaine;
• Connaissances approfondies des règles législatives de la paie;
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office, particulièrement, Excel  qui doit être maîtrisé au niveau avancé;
• Bilingue, tant à l’oral qu’à l’écrit, en français et en anglais*.
• (*) Cette qualification est requise puisque dans le cadre de cette fonction, vous serez amené à interagir de manière récurrente avec des clients, des partenaires et/ou nos filiales américaines tant à l'oral qu'à l'écrit. 

Vous devez réussir un processus de sélection qui comprend des entrevues, des tests d’aptitudes (selon le poste) ainsi que des vérifications préemploi.     

Domtar applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.     

• Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
• Modalités d’aménagement du temps de travail; télétravail hybride et l’horaire flexible;
• Un environnement de travail moderne et spacieux;
• Un plan d’assurance « À la carte » (vie, soins médicaux, soins dentaires);
• Un programme d’aide aux employés;
• Un Centre de la Petite Enfance sur place;
• Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
• Un régime de retraite avec participation de l’employeur;
• Du développement et de la formation continue payés par l’employeur.

Position title: Sr. Payroll Specialist 

Location: Montreal (hybrid)    

Reports to: Manager, Payroll    

The payroll group has as a mission to manage the payroll operations within a timeframe, conform to the fiscal rules and regulations in addition to the policies and procedures of the company.    

Reporting to the Manager, Payroll, the Senior Coordinator, Payroll is primarily responsible for the more complex tasks related to payroll for various entities’ employees and for ensuring that everything is delivered according to all legal and internal deadlines. . You will validate the completeness and compliance of entries made by the payroll coordinators. You will also ensure that procedures, payroll policies and conventional standards comply with Domtar rules and applicable government, state, legislative and fiscal regulations currently in force. Furthermore, you will serve as an expert for all payroll requests.    

Job Responsibilities/Accountabilities:     

• Provide support to the payroll team to ensure payroll services are delivered in a timely, efficient and compliant manner;
• Perform a double validation  of Canadian and U.S. payroll production activities within the required time frames, in accordance with applicable government, state, legislative and fiscal regulations, and with union contractual standards and internal processes and procedures;
• Oversee payroll production for executives and management committee members to ensure the accuracy of all payments and the timely distribution of change notifications (STIP, LTIP, shares, taxable benefits, and so on);
• Reconcile and prepare payments to third parties such as remittances to gouvernents, agencies and institutions concerned);
• Prepare monthly reports and accounting reconciliations;
• Actively maintain current knowledge of payroll legislation and regulations, union contracts and general ledger classifications;
• Respond to internal and external client requests;
• Assist departments in applying and maintaining policies, standards, collective agreements and management procedures, ensuring their compliance with legal obligations and government regulations;
• Participate in year-end activities for Canadian and U.S. payroll, ensuring compliance with processes and deadlines;
• Participate in the integration, testing and implementation of enhancements , interfaces and updates to payroll and time systems for legislative or fiscal reasons;
• In the absence of payroll coordinators and/ or when required perform Canadian and U.S. payroll production activities within the required time frames, in accordance with applicable government, state, legislative and fiscal regulations, and with union contractual standards and internal processes and procedures;
• Participate in various projects, as required.

Key Skills:     

• Strong analytical skills and sound judgment;
• Proven ability to coordinate payroll production activities;
• Excellent team player;
• Strong customer service orientation;
• Excellent ability to manage priorities and deadlines;
• Sense of autonomy and discipline.

Professional Experience/Qualifications:     

• College diploma in administration, accounting, finance, or a related field;
• Certification as payroll administrator by the CPA or APA (a major asset);
• At least five (5) years of experience in payroll (handling the Canadian and/or U.S. payroll process from start to finish, including year-end payroll production);
• Experience with major payroll software and knowledge of the SAP system (an asset);
• Expert knowledge of the Canadian and/or U.S. payroll field, and capacity to proactively investigate and resolve payroll issues;
• In-depth knowledge of payroll-related legislative rules;
• Proficiency with Microsoft Office, and advanced knowledge of Excel in particular;
• Fluency in English* and French, both oral and written.

You must successfully complete a selection process that includes interviews, aptitude tests (for some positions) as well as pre-employment verification.    

Domtar is an equal opportunity employer.  We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.     

• A downtown location (Place-des-Arts metro)
• Alternative Work Arrangements; hybrid remote work and flextime.
• A modern, spacious and dynamic environment.
• Competitive compensation, including annual bonus plan.
• An extended flexible insurance plan (life, medical, dental).
• An employee assistance program.
• A pension plan with matching company contributions to help make planning for your retirement easy.
• Employer-paid development and continuing education.
• A childcare Centre on location.