CEO Executive Secretary

El tiempo que inviertes en MAPFRE cobra sentido. Ponemos a tu alcance oportunidades de desarrollo profesional valorando la diversidad. Aquí podrás transformar tu tiempo en aprendizaje y experiencias. Nuestro entorno abierto y colaborativo de trabajo está lleno de oportunidades y retos apasionantes en el que las personas son el centro, te permite aportar soluciones innovadoras que mejoran la vida de las personas.

Actualmente contamos con una oportunidad de empleo para un(a) CEO Executive Secretary para en nuestra oficina central en Hato Rey.

Salario: $50,000 anual + $10,000 (bono por desempeño anual)

Descripción de tareas:

• Apoyo a ejecutivos de alto nivel.
• Capacidad para manejar múltiples tareas y asignaciones.
• Recibir y dirigir a visitantes y clientes.
• Contestar, filtrar y transferir llamadas telefónicas entrantes.
• Proporcionar apoyo de programación en tiempo real reservando citas y previniendo conflictos de calendario(s) asignado(s).
• Mostrar una comunicación educada y profesional por teléfono, correo electrónico y correo postal.
• Gestionar la correspondencia entrante, incluidos correos electrónicos, memorandos, faxes y correo postal, lo que requiere un alto nivel de discreción.
• Programar y organizar actividades como: Reuniones de la Junta de Directos, Comité de Dirección, reuniones corporativas, entre otras.
• Registra y transcribe las actas, previa solicitud.
• Prepara el material para las reuniones, coordina las salas de conferencias y el equipo necesario para las presentaciones y/o reuniones en la oficina, fuera de ella y por videoconferencia, según se solicite.
• Coordina el catering y la entrega de alimentos para reuniones de grupo.
• Organiza archivos digitales importantes, a menudo redactando documentación de apoyo para presentaciones, conferencias y reuniones.
• Mantener listas de contactos.
• Organiza viajes, como reservas de vuelos, autos, hoteles y/o restaurantes.
• Clasifica y distribuye el correo. Abrir el correo y determinar el nivel de prioridad y delegarlo a las áreas adecuadas.
• Presenta solicitudes, facturas y gastos, según se solicite.
• Traduce (inglés/español) y corrige materiales y correspondencia oficiales de la empresa, según sea necesario.
• Trabaja de forma independiente y/o en equipo.

Requisitos:

• Bachillerato en Administración de Empresas o relacionado
• 1-2 años de experiencia en Administración de Oficinas, preferible
• Tomar dictados en español e inglés (conocimientos de taquigrafía).
• Excelente redaccción en español en español e inglés.
• Conocimiento amplio en Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, etc)
• Bilingüe inglés y español
• Atención al detalle y capacidad para resolver problemas
• Capacidad para responder a un gran volumen de trabajo y mantener siempre un trato profesional.
• Se requiere discreción, organización y actitud proactiva

Bono de Navidad: hasta $600 según requesitos establecidos en ley

Ofrecemos excelentes beneficios:

• Plan de Retiro y Ahorros (401K) pareo dólar a dólar hasta un 6% del salario
• Seguro de Vida, dos veces salario anual
• Plan Médico
• 15 días de vacaciones anuales y días adicionales según antiguedad
• Moderno gimnasio en edificio central
• Consultorio médico
• Programa de Desarrollo Profesional
• Programa de Ayuda al empleado
• Descuento en Seguros de la compañía
• Programas de Reconocimientos monetarios y no monetarios
• Ferias de Salud
• Actividades para empleados
• Otros beneficios opcionales

Patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y Acción Afirmativa para Mujeres, Minorías, Veteranos y Personas con Discapacidad

Job Type: Full-time

Salary: From $50,000.00 per year

Benefits:

• 401(k)
• 401(k) matching
• Dental insurance
• Employee assistance program
• Employee discount
• Health insurance
• Life insurance
• Paid time off
• Vision insurance

Schedule:

• Monday to Friday

Education:

• Bachelor's (Required)

Experience:

• Microsoft Powerpoint: 1 year (Required)
• Microsoft Excel: 1 year (Required)
• Microsoft Outlook: 1 year (Required)
• Shorthand (Taquigrafía): 1 year (Required)
• Microsoft Word: 2 years (Required)
• Personal assistant: 3 years (Required)

Language:

• Spanish (Required)
• English (Required)

Work Location: Hybrid remote in San Juan, PR 00918