Supply Assistant / Assistant.e Administratif et Commercial (CDD) F/H

Qui sommes-nous ?

Aventure entrepreneuriale lancée en France en 2006, Voyage Privé est le leader européen de la vente éphémère de voyage en ligne et le 1er groupe indépendant d’E-Tourisme en Europe.

Ce qui nous anime au quotidien ? Faire voyager nos 56 millions de Membres en leur proposant des offres uniques d’évasion à des prix irrésistibles. Nous sommes présents sur neuf marchés et ne comptons pas nous arrêter là !

Entrepreneurs dans l’âme et véritables team-player, ambitieux, audacieux, passionnés et exigeants, nous jouons collectifs pour chaque jour contribuer à la réussite de Voyage Privé.

Entreprise à mission depuis 2021, nous croyons à la possibilité de changer de trajectoires et de provoquer les possibles : c’est ainsi que nous regroupons sur le même campus les collaborateurs et collaboratrices de Voyage Privé, des sportifs de haut niveau du Provence Rugby, des enfants & collégiens en décrochage scolaire soutenus par les éducateurs de l’Ecole des XV, des adultes en situation de handicap «  Nos pierres précieuses » en insertion professionnelle & des artistes du Dalida Institute, créant ainsi des passerelles entre des univers éloignés et apprenant quotidiennement les uns des autres.

Pourquoi nous rejoindre ?

Le Supply Assistant assure au quotidien les relations avec les Global Buyers auxquels le support est apporté ainsi qu’aux partenaires du périmètre confié (Hôtels ..). Il/elle apporte un appui opérationnel, commercial et administratif. Il/elle gère toutes les opérations qui précèdent, accompagnent et suivent le sourcing et la construction des offres en lien avec les Global Buyers de son périmètre. Il/elle est un acteur important dans l’animation de la relation Clients/Partenaires et dans l’animation des relations internes en particulier avec les Sales.

Vos principales missions (liste non limitative)

Relations avec les partenaires actuels ou futurs/ prospects

▪ Assurer la prise de rendez-vous avec les partenaires existants ou les prospects et participer si besoin à la préparation des meetings Partenaires.

▪ Plus spécifiquement pour les prospects, assurer un lien étroit et soigné de sorte à faire preuve d’un maximum de réactivité dans la gestion de la relation commerciale.

▪ Peut être amené à participer à des réunions partenaires afin de toujours mieux appréhender les enjeux Supply, les relations Partenaires, les perspectives commerciales en cours ou à venir.

▪ De par sa vigilance sur la qualité de la relation avec les partenaires, être en mesure d’alerter les Global Buyers en cas de signaux faibles, d’incidents ou de litiges.

▪ De manière générale est une oreille attentive vis-à-vis des partenaires de sorte à nourrir les buyers de toute information utile à la relation ou au développement de l’activité. 
 

Gestion des contrats avec nos partenaires récurrents ou occasionnels

▪ Recueillir les informations requises auprès des acheteurs afin d’établir des contrats commerciaux complets et conformes aux deals définis entre les Global buyers et les partenaires.

▪ Intervenir ponctuellement sur la finalisation d’offres directement avec les Fournisseurs, en accord avec le Purchasing Manager.

▪ Garantir la complétude et l’exactitude des contrats (FSA) et les adresser aux différentes parties prenantes pour validation.
 

Interface clé sur la production et le suivi des offres

▪ Créer et paramétrer les ventes dans nos outils internes depuis les offres tarifaires négociées par l'acheteur.

▪ Garantir la conformité des ventes avant leur mise en ligne par une vérification détaillée : cohérence des prix et validité des informations dans la fiche produit.

▪ Conseiller les buyers sur la faisabilité technique des offres négociées.

▪ Assurer le suivi du processus de production des offres, en particulier en matière de respect des délais sur l’ensemble de la chaîne de valeur.

▪ Réaliser l’ensemble des benchmark nécessaires (manuels ou automatiques) permettant de définir pour chaque offre le meilleur positionnement prix.

▪ Vérifier les BAT, les fiches produits, les descriptifs et photothèques avant toute transmission en aval pour la confection des offres.

▪ Assurer la gestion des modifications avec les équipes Content et Loading.

Mais aussi …

▪ Gérer les flux entrants liés aux erreurs de tarif : traitement de l’erreur de tarif en apportant des correctifs à l’offre si nécessaire (selon votre investigation : faire le lien avec le fournisseur, l’acheteur, ou le support technique).

▪ Gérer les flux entrants liés aux erreurs de stock (ex : problématique de stop sales à gérer pendant la vente) ainsi que ceux liés à des problèmes de qualité du produit (ex : added value incluse au contrat mais non délivrée au client - obtention d'un avoir fournisseur).

▪ Vérifier régulièrement la salle des ventes, notamment l’exactitude et le bon fonctionnement des offres.. 
 

Gestion du stock auprès de nos partenaires et des buyers

▪ Assurer le suivi du niveau de stocks pour chaque offre vs niveau de stocks contractuel et en informer de manière régulière notre partenaire et nos buyers (notamment out of stocks/ alerte Stocks).

▪ Assurer le suivi des éventuelles renégociations suite à mise à jour de prix ou de stocks en interne et en externe.

▪ Identifier à l’occasion de ces échanges l’existence de stocks complémentaires permettant de générer du chiffre d’affaires additionnel. 
 

Gestion des bases de données partenaires

▪ Alimenter et garantir la mise à jour en temps réel des fichiers de données relatives à nos partenaires actuels et à nos prospects.

▪ Soigner la qualité de la base de données de sorte à parfaire la connaissance de nos interlocuteurs et à renforcer la personnalisation des échanges. 
 

Reporting

• Assurer l’analyse et le suivi de la data (suivi des offres Live, …).

• Construire et animer un reporting quantitatif et qualititatif efficace et régulier auprès des Global Buyers auxquels le support est apporté (ex : Top Flop, Daily sales …).
 

Activités complémentaires

• Approfondir sa connaissance métier et cluster/destination.

• En lien étroit avec les Global Buyers du périmètre, assurer si besoin une veille commerciale ou concurrentielle afin d’être en appui sur le maillage du scope des buyers et sur l’identification d’actions de sourcing potentielles.

• Intervenir dans le suivi et la résolution de litiges simples avec nos Fournisseurs.

Nous sommes faits pour nous rencontrer et grandir ensemble si …

• Vous avez un profil commercial et une réelle appétence pour les relations clients – Sens du commerce. 

• Vous avez une première expérience de 12 mois au moins en Supply/ Sales ou dans le domaine du travel serait un plus.

• Vous avez un bon niveau d’anglais lu, parlé, écrit. Une seconde langue (et au-delà) est un plus.

• Vous maitrisez des logiciels de bureautique et des outils internes de production (formation interne).

Et si vous êtes …

• Orienté(e) solution, orienté(e) résultat, ténacité. 

• Vous avez une aisance relationnelle et solide sens de la communication avec des profils variés. Diplomatie.

• Vous avez une capacité d’écoute et faite preuve d’adaptabilité.

• Vous possédez une capacité organisationnelle permettant de gérer dans le même temps différentes priorités. Rythme dans l’exécution.

• Vous êtes d’une grande rigueur et avez le sens du détail. 

• Vous avez un esprit méthodique et pragmatique.Vous êtes autonome.

• Vous êtes proactif(ve), prenez des initiatives et faites preuve agilité.

• Enfin, vous possédez une curiosité intellectuelle. Vous êtes enthousiaste et avez une capacité à fédérer et à faire adhérer. Vous suivez une logique constante d'amélioration.

CDD 6 mois.

Vous allez prendre plaisir à nous rejoindre …

• Chez Voyage Privé, " l'aventure entrepreneuriale " est une réalité : réalisez des projets ambitieux et épanouissants, tout en rejoignant une entreprise qui s'engage à faire grandir ses équipes ;
• Vivez dans le sud de la France dans un environnement naturel, économique et culturel exceptionnel et dans un campus moderne, numérique et éco-responsable ;
• Trouvez un équilibre en bénéficiant de 2 jours de télétravail par semaine que vous pouvez concentrer sur une semaine entière et ce jusqu'à 4 fois par an ;
• Découvrez un écosystème unique et porteur de sens, créateur de ponts entre des univers souvent éloignés : l’économique, le sportif, l’académique, le social et participez à l’un des projets Vision (Ecole des XV - Provence Rugby - VP Green- Les Tremplins – Chez Pierre – Dalida Institute) ;
• Annulez votre abonnement fitness ! Accédez à notre grande salle de sport sur le Campus matin, midi et soir ! Jouez au Padel quand vous le souhaitez grâce à notre terrain réservé exclusivement aux salariés de Voyage Privé ;
• Vivez au rythme des différents temps forts Business & Fun de Voyage Privé (Pauses Entreprise, Carnaval, Convention annuelle...) ;
• Participez aux rencontres, aux conférences, et bénéficiez de places gratuites pour chaque match à domicile de Provence Rugby ou dansez au son du Dalida Institute ;
• Découvrez le monde en bénéficiant de remises complémentaires allant jusqu’à 20% sur vos évasions Voyage Privé pour vous, votre famille et vos amis.