Coordonnateur.trice, Activités de recherche - Projets structurants

Mila, pôle mondial en intelligence artificielle

À propos de Mila

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.

Pour en connaitre davantage, veuillez consulter https://mila.quebec/

Description du mandat

Relevant de la Gestionnaire, Programmes de recherche, la personne titulaire du poste a comme mandat de coordonner et soutenir le déploiement d’un portefeuille d’activités clés auprès de la communauté de recherche de Mila. Ce poste assure une interface pivot entre les parties prenantes pour assurer le déploiement d'initiatives de soutien à la communauté de recherche. 

Vous serez amené à interagir à l’oral et à l’écrit avec une communauté bilingue (français et anglais) de personnes aux profils variés. 

Principaux défis: 

Coordination d’un portefeuille d’initiatives de soutien à la communauté de recherche

• Coordonner les activités du programme F2F (Face-to-Face Mila Faculty Collective) : Série Lunch and Learn, Programme de mentorat, Gestion d’événements divers. 
• Opérationnaliser les programmes de bourses EDI et de bourses dédiées au développement durable en IA.
• Coordonner les activités du processus de nomination des Comités thématiques. 
• Soutenir la coordination des étapes opérationnelles du programme des chaires en IA Canada-CIFAR.
• Participer à l’élaboration et au déploiement de nouvelles initiatives de soutien à la communauté de recherche, incluant le portefeuille des initiatives EDI.
• Gestion logistique des initiatives. 

Suivi budgétaire 

• Veiller au suivi budgétaire du portefeuille d’initiatives sous sa responsabilité. 
• Coordonner les demandes de remboursement des comptes de dépenses. 

Redditions 

• Participer à la rédaction des documents institutionnels de reddition. 
• Participer à la collecte de données en fournissant les données brutes reliées aux indicateurs de performance.
• Contribuer à l’identification des cibles et à la préparation des résultats reliées aux indicateurs de performance. 

Profil recherché 

• Diplôme universitaire de 1er cycle dans une discipline pertinente.
• 2 à 3 années d’expérience pertinente en coordination de projet, idéalement dans un milieu universitaire ou de recherche.
• Connaissance de la culture universitaire et de la recherche, intérêt pour les sciences et le milieu de l’Intelligence Artificielle.
• Excellentes compétences à la planification et la gestion des priorités.
• Faciliter d'apprentissage à l’utilisation d’outils informatiques (outil de gestion de projet : par exemple : Asana)
• Grande habileté à collaborer et à travailler en équipe.
• Être bilingue, en raison des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains de nos partenaires, parties prenantes, ou membres de notre communauté académique anglophones.

Mandate description 

Reporting to the Research Programs Manager, the incumbent is tasked with coordinating and supporting the implementation of a portfolio of key activities for the Mila research community. This role serves as a central interface between stakeholders to ensure the deployment of initiatives supporting the research community.

The position involves oral and written interactions with a bilingual (French and English) community of individuals with diverse profiles.

Key Challenges

Coordination of a Portfolio of Research Community Support Initiatives

• Coordinate activities for the F2F program (Face-to-Face Mila Faculty Collective): Lunch and Learn series, Mentorship Program, and various event management tasks.
• Operationalize EDI scholarship programs and scholarships dedicated to sustainable AI development.
• Coordinate activities related to the nomination process for Thematic Committees.
• Support the operational steps of the Canada CIFAR AI Chairs program.
• Contribute to the development and deployment of new initiatives supporting the research community, including EDI initiatives.
• Manage logistics for the initiatives.

Budget Monitoring

• Ensure budgetary monitoring of the initiatives under their responsibility.
• Coordinate reimbursement requests for expense accounts.

Reporting

• Contribute to the drafting of institutional reporting documents.
• Participate in data collection by providing raw data related to performance indicators.
• Assist in setting targets and preparing results related to performance indicators.

Desired Profile

• Bachelor’s degree in a relevant field.
• 2 to 3 years of relevant experience in project coordination, preferably in an academic or research environment.
• Familiarity with university and research culture, with an interest in science and the field of Artificial Intelligence.
• Excellent planning and priority management skills.
• Ability to quickly learn and use software tools (e.g., project management tools like Asana).
• Strong ability to collaborate and work in a team environment.
• Bilingualism (French and English), as you will interact with anglophone partners, stakeholders, or members of our academic community.

De bonnes raisons pour travailler à Mila

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaître

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Good reasons to work in Mila

• The opportunity to contribute to a unique mission with a major impact;
• A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel and extended benefits);
• An employee and family assistance program;
• Access to a telemedicine service;
• A vacation policy offering a base of 20 days' vacation upon hiring;
• A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%;
• A generous flexible package allowing you to tailor your benefits to what contributes to your well-being. You can select and combine options to suit your needs, including lifestyle credits, enhanced insurance, extra vacation days and enriched pension contributions;
• Flexible working hours, a summer schedule and the possibility of telecommuting;
• A work environment in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of passionate experts in their field;
• A collaborative and inclusive work environment.

We want to know you

At Mila, diversity is important to us. We value a work environment that is fair, open and respectful of differences. We encourage anyone who wants to work in an ecosystem that is constantly evolving and stimulated to contribute to the application and definition of a healthy and inclusive culture, to apply.

Please note that only selected candidates will be contacted.