Bilingual Renewal Advisor / Conseiller en renouvellement, bilingue ( FR/ENG) - job 1 of 2

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Being a traditional bank just isn’t our thing. We are big believers in innovating the banking experience because we believe Canadians deserve better options, and we challenge ourselves and our teams to creatively transform what’s possible in banking. Our team is made up of inquisitive and agile minds that find smarter ways of doing things. If you’re not afraid of taking on big challenges and redefining the future, you belong with us. You’ll get to work with people who will encourage you to reach new heights. We like to keep things fun, ask questions and learn together.

We are a big (and growing!) family. Overall we serve more than 670,000 people across Canada through Equitable Bank, Canada's Challenger Bank™, and have been around for more than 50 years. Equitable Bank's wholly-owned subsidiary, Concentra Bank, supports credit unions across Canada that serve more than six million members. Together we have over $125 billion in combined assets under management and administration, with a clear mandate to drive change in Canadian banking to enrich people's lives. Our customers have named our EQ Bank digital platform (eqbank.ca) one of the top banks in Canada on the Forbes World's Best Banks list since 2021. 

The Renewal Specialist is responsible for establishing and maintaining a professional relationship with borrowers and/or brokers whose mortgages are approaching maturity. They must review each individual file, assess clients’ needs, provide necessary information and negotiate renewals with the ultimate goal of retention, while adhering to the bank’s set policies and procedures.

Le spécialiste du renouvellement des prêts hypothécaires doit établir et maintenir une relation professionnelle avec les emprunteurs et/ou les courtiers dont les prêts hypothécaires arrivent à échéance. Il doit examiner chaque dossier individuel, évaluer les besoins des clients, fournir les renseignements nécessaires et négocier des renouvellements dans le but ultime de conserver les clients, tout en respectant les politiques et procédures établies par la banque. 

• 1. Retention (60%)
• Proactively establish and maintain contact with borrowers in the assigned portfolio of loans 90 to 180 days prior to maturity, positively representing the bank through the renewal process with a strong emphasis on superior customer service, ultimately with the goal of retaining them as Equitable Bank borrowers. This includes the ability to work professionally with authorized mortgage brokers
• Negotiate renewals within a predetermined pricing range, attempting to offer the borrower the best product while maximizing the bank’s profit, while adhering to the underwriting criteria, timelines and other policies and procedures
• Assess borrowers on an individual basis, making knowledgeable recommendations that are best suited to address their needs, whilst maintaining and upholding the Bank’s interest. This includes monitoring mortgages that no longer meet Equitable Bank’s risk assessment standards, working with these borrowers and/or third parties (brokers/lawyers) to ensure that they are able to transition in an efficient and timely manner
• Be self-directed and organized, able to balance and upkeep the day-to-day maintenance of five months’ worth of loans in a large portfolio. This includes, but is not limited to, ensuring 24 hour turn-around time on email requests and one hour turn-around time on all phone messages

• 2. Administration (30%)
• Prepare loan renewal documents for individual borrowers, processing said documents once signed and returned by borrowers
• Ensure all procedural and compliance requirements are met to minimize the bank’s exposure to risk and that all documents meet legal requirements and are electronically archived correctly for future reference
• Ensure all actions to the file are accurately and consistently documented on the customer tracking database
• Ensure the file has met all Anti-Money Laundering and Anti-Terrorist Financing requirements as stipulated by procedures to minimize the bank’s exposure to risk

• 3. Reporting (5%)
• Systematically track all interactions with borrowers and other external parties
• Keep monthly portfolio spreadsheets up to date and available for review by management upon request

• 4. Other (5%)
• Efficiently and accurately complete any additional projects and tasks related to SFR Renewals that may be assigned by management
• Be team oriented, showing a willingness and ability to harmoniously work alongside other Equitable Bank employees in Renewals and other departments to better serve borrowers

• 1.  Conservation (60 %) 
• Établir et maintenir de manière proactive des contacts avec les emprunteurs du portefeuille de prêts assignés venant à échéance dans 90 à 180 jours, en représentant positivement la banque tout au long du processus de renouvellement en mettant fortement l’accent sur un service à la clientèle supérieur, dans le but ultime de les conserver en tant qu’emprunteurs de la Banque Équitable. Cela comprend la capacité de travailler professionnellement avec des courtiers hypothécaires autorisés. 
• Négocier les renouvellements dans une fourchette de prix prédéterminée, en essayant d’offrir à l’emprunteur le meilleur produit tout en maximisant le profit de la banque, et ce, en respectant les critères de souscription, les échéanciers et les autres politiques et procédures. 
• Évaluer les emprunteurs sur une base individuelle, en faisant des recommandations éclairées qui conviennent le mieux à leurs besoins, tout en maintenant et en protégeant les intérêts de la Banque. Il faut notamment surveiller les prêts hypothécaires qui ne respectent plus les normes d’évaluation des risques de la Banque Équitable et travailler avec ces emprunteurs et/ou tierces parties (courtiers/avocats ou notaires) pour s’assurer qu’ils sont en mesure de faire la transition de façon efficace et en temps opportun.           
• Être autonome et organisé et être en mesure d’équilibrer et de maintenir quotidiennement un volume de cinq mois de prêts dans un portefeuille important. Cela comprend, sans s’y limiter, de garantir un délai de traitement de 24 heures pour les demandes par courriel et d’une heure pour tous les messages téléphoniques. 

• 2.  Administration (30 %)    
• Préparer les documents de renouvellement de prêt hypothécaire pour chaque emprunteur, et traiter lesdits documents une fois qu’ils ont été signés et retournés par les emprunteurs. 
• S’assurer que toutes les exigences en matière de procédures et de conformité sont respectées afin de réduire au minimum l’exposition de la banque aux risques et que tous les documents respectent les exigences légales et sont archivés électroniquement correctement pour consultation ultérieure. 
• S’assurer que toutes les mesures prises à l’égard d’un dossier sont documentées avec exactitude et de façon uniforme dans la base de données de suivi des clients. 
• S’assurer que les dossiers satisfont à toutes les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement d’activités terroristes, conformément aux procédures, afin de réduire au minimum l’exposition de la banque aux risques. 

• 3.  Rapports (5 %)   
• Suivre systématiquement toutes les interactions avec les emprunteurs et les autres parties externes. 
• Tenir à jour les feuilles de calcul mensuelles du portefeuille et les mettre à la disposition de la direction sur demande. 

• 4. Autres (5 %) 
• Exécuter avec efficacité et précision tous les projets et toutes les tâches supplémentaires liés aux renouvellements de prêts hypothécaires pour maisons individuelles que peut lui confier la direction. 
• Avoir un esprit d’équipe, en faisant preuve de volonté et de capacité à travailler harmonieusement avec d’autres employés de la Banque Équitable au sein de l’équipe Renouvellements des prêts hypothécaires et d’autres services pour mieux servir les emprunteurs. 

• Completed post-secondary program in a related discipline and/or 2-3 years of experience in a related field
• Bilingual (English and French)
• Superior interpersonal and communication skills, both written and verbal
• Strong decision making and problem-solving abilities
• Ability to perform under pressure
• Basic mathematical skills
• Exemplary analytical abilities
• Strong customer service and negotiation skills
• Computer literate (MS Outlook, MS Word, MS Excel)
• Self-motivated to meet tight deadlines
• Results/goal achievement oriented
• Ability to seamlessly balance multiple priorities simultaneously; organized multitasking
• Team oriented
• Working knowledge of residential mortgages and processes, and thorough understanding of products offered by Equitable
• A general understanding of current mortgage market trends
• Diplôme d’études postsecondaires dans une discipline connexe et/ou deux à trois ans d’expérience dans un domaine connexe. 
• Bilingue (anglais et français). 
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et les communications, tant à l’oral qu’à l’écrit. 
• Grande capacité à prendre des décisions et à résoudre des problèmes. 
• Capacité à performer sous pression.  
• Compétences de base en mathématique. 
• Capacités d’analyse exemplaires. 
• Solides compétences en matière de service à la clientèle et de négociation. 
• Compétences en informatique (MS Outlook, MS Word, MS Excel). 
• Motivé à respecter des délais serrés. 
• Axé sur les résultats et l’atteinte des objectifs. 
• Capacité d’équilibrer de façon harmonieuse plusieurs priorités simultanément et de s’organiser pour travailler sur plusieurs tâches à la fois. 
• Esprit d’équipe 
• Connaissance pratique des prêts hypothécaires résidentiels et des processus connexes, et compréhension approfondie des produits offerts par la Banque Équitable. 
• Compréhension générale des tendances actuelles du marché hypothécaire.

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The incumbent will be working hybrid and in office time will be spent working from Equitable Bank’s additional office space located at 351 King Street East, Toronto, ON.

Equitable Bank is deeply committed to inclusion. Our organization is stronger and our employees thrive when we honour and celebrate everyone’s diverse experiences and perspectives. In tandem with that commitment, we support and encourage our staff to grow not just in their career path, but personally as well. 

We commit to providing a barrier-free recruitment process and work environment for all applicants. Please let us know of any accommodations needed so that you can bring your best self to the application process and beyond. All candidates considered for hire must successfully pass a criminal background check and credit check to qualify for hire. While we appreciate your interest in applying, an Equitable recruiter will only contact leading candidates whose skills and qualifications closely match the requirements of the position.

We can’t wait to get to know you!