Executive Assistant / Adjoint.e de direction

ABOUT US

The David Suzuki Foundation is a Canadian environmental non-profit organization, founded in 1990. We operate in English and French, with offices in Vancouver, Toronto and Montreal. We are a Canadian settler organization striving to protect climate, nature and communities, respecting the rights and title of Indigenous Nations. We believe that Indigenous leadership is key to our collective future. We aim to work with many different peoples across Canada, including First Nations communities, all levels of governments and citizens who care for environmental justice, to find solutions to create a sustainable Canada.  We use research, traditional ecological knowledge, innovative policy and legal environmental solutions, communications and public engagement.

The vision we work toward at DSF is that we all act every day on the understanding that we are interdependent with nature, and with each other. To address the intersections of the climate and biodiversity crises with social justice and equity, the Foundation is committed to promoting equity, diversity and inclusion. As an organization, we are on a transformative journey to embed these values, decolonize our practices and become an anti-racist organization. Join us in creating a socially and environmentally just world, where diverse identities, lived experiences and world views are valued as essential to our collective future.

www.davidsuzuki.org 

À PROPOS DE NOUS

La Fondation David Suzuki est une organisation environnementale canadienne à but non lucratif, fondée en 1990. Nous œuvrons tant en anglais qu’en français, avec des bureaux à Vancouver, Toronto et Montréal. Nous sommes une organisation allochtone canadienne qui s'efforce de protéger le climat, la nature et les communautés, en respectant les droits et les titres des nations autochtones. Nous croyons que le leadership autochtone est la clé de notre avenir collectif. Nous cherchons à travailler avec différents peuples à travers le Canada, y compris les communautés des Premières Nations, tous les niveaux de gouvernement et les citoyens qui se soucient de la justice environnementale, afin de trouver des solutions pour créer un Canada durable.  Nous nous appuyons sur la recherche, les connaissances écologiques traditionnelles, les politiques novatrices et les solutions juridiques en matière d'environnement, la communication et l'engagement du public.

La vision que nous poursuivons au FDS est celle d'agir chaque jour en étant conscients que nous sommes interdépendants avec la nature et les uns avec les autres. La Fondation s'est engagée à promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion afin de répondre aux liens entre les crises du climat et de la biodiversité, et la justice sociale et l'équité. En tant qu'organisation, nous sommes en quête de transformation pour ancrer ces valeurs, décoloniser nos pratiques et devenir une organisation antiraciste. Rejoignez-nous pour créer un monde socialement et écologiquement juste, où la diversité des identités, des expériences vécues et des visions du monde est considérée comme essentielle à notre avenir collectif.

www.davidsuzuki.org/fr

THE ROLE

The Executive Assistant to Senior Leadership reports to the Executive Director (ED)  and supports the EDs and the Senior Director, Operations’ daily activities, managing their schedules, sorting and prioritizing correspondence, maintaining and updating financial records and processes, and preparing correspondence and meeting materials as required.  This role is an important conduit for Senior Leadership’s various workstreams and facilitates connection and collaboration between Senior Leadership, the Leadership team and its working groups, the Board of Directors, external audiences, and staff across the organization.

KEY RESPONSIBILITIES

• Provide administrative support to the Executive Director and Senior Director, Operations including managing calendars, responding to requests, preparing reports, drafts, and correspondence.
• In close collaboration with Senior Leadership staff, Board Planning, and Reporting Manager, Board directors, and the Leadership team, support board and board committee meeting planning and preparation.
• Support board record maintenance and filing architecture.
• Provide scheduling, agenda-setting, and minute-taking support for Leadership Team meetings and other meetings as required.
• In close collaboration with the Senior Leadership team, routinely review department priorities and update/maintain Senior Leadership’s identified annual and strategic plan deliverables via relevant platforms/documents.
• Support departmental and board events and retreat planning, including Leadership Team, All-Staff, and board retreats.
• In close collaboration with the Finance and Administration department, coordinate recurring financial, administrative, and operational processes for the Senior Leadership team to ensure a seamless workflow, including assisting Finance team with securing appropriate signing authority.
• Support Executive Director and Senior Director, Operations with budget management, including support with contracts and tracking budget over/under spends and variances.
• Ensure accurate and timely expense processing to enable transparent financial tracking and reporting.
• Support Senior Leadership’s external relationship stewardship (i.e. vendors, donors, and general inquiries).
• Support the training of team members on the use of financial tools and forms, and adherence to established administrative policies and processes of the organization.
• Maintain and update department’s administrative database and filing systems.
• Research and provide recommendations on special projects/tasks as required.
• Other duties as required

DESCRIPTION DU POSTE

L’adjoint.e de direction assiste la direction principale et relève de la direction générale. Cette personne épaule les membres de la direction générale et de la direction principale des opérations dans leurs activités quotidiennes : gestion des emplois du temps, tri et priorisation de la correspondance, tenue et mise à jour des dossiers et des processus financiers, préparation de la correspondance et des documents liés aux réunions, selon les besoins. Elle joue un rôle important dans la gestion des différents dossiers qui relèvent de la direction principale et favorise les liens et la collaboration entre la direction principale, l’équipe de direction et ses groupes de travail, le conseil d’administration, les publics externes et le personnel de la Fondation.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Apporter un soutien administratif à la direction générale et à la direction principale des opérations (gestion des emplois du temps, réponse aux demandes, préparation des rapports, des ébauches et de la correspondance, par exemple).
• Aider à la planification et à la préparation des réunions du conseil d’administration et des comités du conseil d’administration, en étroite collaboration avec la direction principale, l’équipe de planification du conseil d’administration, la personne responsable de la reddition de comptes, le conseil d’administration et l’équipe de direction.
• Contribuer à la tenue des dossiers du conseil d’administration et à leur structure de classement.
• S’occuper de la programmation des réunions de l’équipe de direction et d’autres réunions, le cas échéant, de l’établissement des ordres du jour et de la rédaction des procès-verbaux des réunions.
• En étroite collaboration avec l’équipe de la direction principale, revoir les priorités du service, mettre à jour (au besoin) les livrables des plans annuels et stratégiques qui ont été établis par la direction sur les plateformes ou les documents pertinents, et ce, de manière régulière.
• Aider à l’organisation des événements et des retraites du service et du conseil d’administration, notamment des retraites destinées à l’équipe de direction, à l’ensemble du personnel, et au conseil d’administration.
• En étroite collaboration avec les services financiers et administratifs, coordonner les processus financiers, administratifs et organisationnels récurrents pour l’équipe de la direction principale afin d’assurer la fluidité du travail, notamment en aidant l’équipe des finances à obtenir les autorisations de signature nécessaires.
• Épauler la direction générale et la direction principale des opérations dans la gestion du budget, y compris les contrats ainsi que le suivi des dépassements et des écarts de budget.
• Effectuer le traitement des dépenses de manière précise et diligente pour permettre une transparence dans le suivi et les rapports financiers.
• Assister la direction principale dans la gestion des relations avec l’extérieur (p. ex., fournisseurs, donateur.trice.s et demandes générales).
• Aider les membres de l’équipe à se former à l’utilisation des outils et des formulaires financiers et à se conformer aux politiques et aux procédures administratives établies par l’organisme.
• Assurer la tenue et la mise à jour de la base de données et des systèmes de classement administratifs du service.
• Effectuer des recherches et formuler des recommandations sur des tâches ou des projets spéciaux, le cas échéant.
• S’acquitter d’autres tâches, selon les besoins

QUALIFICATIONS

Education & Experience

• 3-5 years of progressive senior executive administrative experience.
• Experience supporting C-level leaders an asset.

WHAT YOU BRING TO THE ROLE

Knowledge, Skills, & Abilities

• A collegial style that is relational, inclusive, transparent, and informed by equity, diversity and inclusion principles.
• Ability to effectively organize, prioritize, and adjust workplans to respond to shifting needs and deadlines.
• Ability to effectively collaborate and problem-solve across teams to advance multiple initiatives while managing competing priorities.
• Strong practical experience with Microsoft Office applications and strong technical problem-solving skills.
• Experience managing finances, budgeting, and expense processes.
• Proven skills in judgement, solid ethics, and discretion with all dealings (especially with confidential and sensitives matters).
• Ability to effectively engage and build relationships with multiple, diverse audiences (board, host First Nations, donors, staff, public).
• Excellent communication skills. French language skills are an asset.

PROFIL

Formation et expérience

• Trois à cinq ans d’expérience à titre d’adjoint.e de direction, avec responsabilités croissantes.
• Une expérience d’adjoint.e de haute direction constitue un atout.

VOTRE APPORT

Connaissances, compétences et aptitudes requises

• Esprit de collégialité, qui met l’accent sur le relationnel, l’inclusivité et la transparence. Adhésion aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion.
• Efficacité dans l’organisation et l’établissement des priorités, et souplesse vis-à-vis des plans de travail, de manière à répondre aux évolutions des priorités et des échéances.
• Capacité à collaborer et à résoudre les problèmes efficacement au sein des équipes afin de faire avancer différents dossiers tout en gérant des priorités concurrentes.
• Maîtrise concrète des applications de Microsoft Office et solides compétences en résolution de problèmes techniques.
• Expérience en gestion financière, établissement de budget et processus de dépenses.
• Aptitudes avérées en matière de jugement et de déontologie. Discrétion dans tous les domaines (en particulier en ce qui concerne les questions confidentielles et délicates).
• Capacité à communiquer et à établir des liens de manière efficace avec toutes sortes de publics (conseil d’administration, Premières Nations hôtes, donateur.trice.s, le personnel et le public).
• Solides compétences en communication. La connaissance du français constitue un atout.

WHAT WE OFFER

• Four-day workweek
• Competitive salary and generous benefits package
• Hybrid work opportunities
• Supportive work culture
• Chance to make a difference and help improve the health of our planet and all life on it

HOW TO APPLY

Please submit your resume and cover letter to https://davidsuzuki.org/careers/

The David Suzuki Foundation is strongly committed to equity and diversity and to creating a welcoming and inclusive workplace. We especially encourage applications from equity-deserving groups; specifically Indigenous and racialized people, members of the LGBTQIA2S+, trans and gender-diverse communities, women and people with disability, chronic illness and/or neurodiversity.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Semaine de travail de quatre jours
• Un salaire compétitif et un ensemble d'avantages sociaux généreux
• Possibilités de travail hybride
• Culture de travail solidaire
• La possibilité de contribuer à l'amélioration de la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qui s'y trouvent.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne à l’adresse suivante : https://davidsuzuki.org/careers/

La Fondation David Suzuki est fortement engagée en faveur de l’équité, de la diversité et de la création d’un lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes méritant l’équité, en particulier les personnes autochtones et racisées, les membres des communautés LGBTQIA2S+, les personnes trans et de diverses identités de genre, les femmes, les personnes ayant un handicap ou une maladie chronique, ainsi que les personnes neurodivergentes.